مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات
مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات ليست مهارات فطرية، بل هي مهارات يمكن اكتسابها من خلال التعلم والتدريب والممارسة، وبما أن أبعادها مرتبطة بالحياة المهنية والاجتماعية، فهي من أهم المهارات التي يجب أن يتعلمها الفرد في حياته . ولها أيضا تأثير نفسي.
إذا كنت تريد أن تكون ناجحًا في حياتك، يجب أن تكون متحمسًا وعاطفيًا. للبقاء متحفزًا، يمكنك دفع نفسك كل يوم، والمخاطرة بالإرهاق والجهد العشوائي، أو إتقان فن تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت. يمكنك تحقيق التوازن بين العمل والحياة من خلال استخدام وقتك بفعالية. لذلك سنتحدث عن مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات من خلال موقع أيوا مصر.
مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات
إدارة الوقت هي القدرة على استخدام الوقت بكفاءة وإنتاجية. يمكنك أيضًا التفكير في الأمر على أنه فن توفير الوقت للقيام بكل ما تحتاجه دون الشعور بالتوتر.
يبدو الأمر بسيطا، ولكن في الممارسة العملية هو أكثر صعوبة بكثير. قد يكون من الأفضل التفكير في إدارة الوقت على أنها مزيج من العمل بكفاءة وتحديد أولويات وقتك.
بمعنى آخر، الأشخاص الذين يجيدون إدارة الوقت جيدون في إنجاز الأمور وإنجازها، لكنهم أيضًا أفضل في تحديد الأولويات، والعمل على ما يجب فعله بالفعل، ثم التخلص من الأشياء الأخرى.
يمكنك أيضاً قراءة: أقوال عن أهمية الوقت وكيفية استغلاله بالشكل الصحيح
مهارات إدارة الوقت
إن تخصيص الوقت لتطوير كل من هذه المهارات سيساعد في جعل عملك اليومي أسهل، سواء كنت في العمل، أو تبحث عن وظيفة، أو تحاول تطوير كفاءة جديدة.
تتضمن مهارات إدارة الوقت مجموعة متنوعة من المهارات التي ستساعدك على إدارة وقتك بشكل جيد. ومن أهم مهارات إدارة الوقت ما يلي:
المهارات التنظيمية
التنظيم من أهم مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات. يمكن أن يساعدك البقاء منظمًا في الحصول على صورة واضحة لما تحتاج إلى إكماله ومتى. أن تكون منظمًا جيدًا، وأن تكون قادرًا على العثور على مستندات معينة بسهولة، وأن تتمتع ببيئة مرتبة، وتدوين ملاحظات مفصلة ودقيقة.
تحديد الأولويات
يعد تحديد أولويات كل مسؤولية من مسؤولياتك أمرًا أساسيًا لتكون مديرًا جيدًا للوقت. هناك العديد من الطرق لتحديد أولويات الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها. قد تقرر إكمال العناصر السريعة والبسيطة ثم العناصر الأطول والأكثر تعقيدًا. يمكنه تحديد أولويات المهام التي تبدأ بمهام حساسة للوقت أو مزيج من الاثنين معًا.
مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات مترابطة. قد يكون من المستحيل إكمال كل مهمة متوقعة منك بشكل كامل، وقد ترغب في القيام بكل شيء مرة واحدة، ولكن يجب تحديد الأولويات حتى تتمكن من إكمال المهام الأكثر أهمية. تسلسل منطقي.
عند تحديد الأولوية، ضع في اعتبارك عوامل مثل متى سيتم تنفيذ كل مهمة، والمدة التي ستستغرقها، ومدى أهميتها، وما قد يحدث إذا لم يتم تنفيذها.
تحديد الهدف
تحديد الأهداف هو الخطوة الأولى لتصبح مديرًا جيدًا للوقت، كما أنه بداية لاكتساب مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات. يتيح لك تحديد الهدف أن تفهم بوضوح هدفك النهائي وما تحتاج بالضبط إلى تحديد أولوياته لتحقيقه. إن تحديد أهداف قصيرة وطويلة المدى يمكن أن يؤدي إلى النجاح في حياتك المهنية.
مهارة الاتصال
يتيح لك تطوير مهارات الاتصال القوية التعبير بوضوح عن خططك وأهدافك لمن تعمل معهم؛ على سبيل المثال، يسمح لك بالتركيز على إكمال المهام الأكثر أهمية وذات الصلة والتي تتوافق أيضًا مع أهدافك.
مهارة التخطيط
يعد التخطيط جزءًا مهمًا من مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات. سيساعدك التخطيط ليومك واجتماعاتك وكيفية إنجاز الأمور على الالتزام بجدولك الزمني.
يمكنك أيضًا الاطلاع على: موضوع التعبير عن الوقت وأهميته باستخدام العناصر
التعامل مع التوتر
بينما تدير وقتك جيدًا، يجب عليك أيضًا الاهتمام بصحتك العقلية. إن التعامل مع التوتر بطريقة إيجابية يمكن أن يساعدك على البقاء متحمسًا والأداء الجيد عندما تلتزم بجدولك الزمني.
يمكنك القيام بذلك عن طريق أخذ فترات راحة صغيرة طوال اليوم أو مكافأة نفسك بطرق صغيرة أثناء إكمال المهام.
لماذا يجب أن تتعلم مهارات إدارة الوقت؟
إدارة وقتك بشكل جيد يمكن أن تساعدك على التقدم في حياتك المهنية، كما أن البقاء منظمًا كل يوم سيساعدك على إكمال عملك في الوقت المحدد والبقاء مشغولاً أثناء الاجتماعات المهمة.
تمنحك مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات أيضًا مساحة لتكون مبدعًا وحتى استباقيًا في مهامك؛ لأن امتلاك مهارات قوية في إدارة الوقت يمكن أن يقودك في النهاية إلى تحقيق أهداف مهمة والتقدم في منصبك.
ولهذا السبب نوضح أهمية تحسين مهاراتك في إدارة الوقت وتحديد الأولويات، والتي تعتبر ذات أهمية خاصة أثناء البحث عن وظيفة.
خلاصة القول هنا هي أن مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات مهمة لأنها تساعدك على تنظيم عملك بطريقة تتيح لك تحقيق أهدافك. على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو العثور على وظيفة، فأنت بحاجة إلى وقت لتحديث سيرتك الذاتية. ابحث عن فرص العمل، واتصل بالشركات، واستعد للمقابلات الشخصية. إن تخصيص فترات زمنية محددة بشكل يومي سيساعدك على إكمال الخطوات اللازمة للعثور على وظيفة.
كيفية تحسين إدارة الوقت؟
عند التخطيط ليومك، عليك أن تأخذ في الاعتبار عدة عوامل، بما في ذلك الوقت المتاح لديك بالفعل، واحتياجات رئيسك في العمل، أو العملاء، أو أعضاء الفريق، ومدى إلحاح مهمتك.
إن العمل على مهارات إدارة وقتك يمكن أن يساعدك على أن تصبح موظفًا أفضل ومرشحًا أقوى عند التقدم للحصول على فرص جديدة. فيما يلي بعض الطرق لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت:
حدد أهدافًا قصيرة وطويلة المدى
يمكن أن تساعدك ممارسة تحديد الأهداف بشكل منتظم على فهم ما تحتاج إلى تحقيقه بالضبط لتحقيق نتائج معينة. حدد أهدافًا أصغر وأكبر على طول الطريق لتحقيق أهداف أكبر وطويلة المدى.
على سبيل المثال، إذا كان لديك هدف بالحصول على ترقية في غضون ستة أشهر، فقد تحتاج إلى تحديد أهداف أصغر لتحسين مهارات معينة؛ لذلك، يجب أن تكون أهدافك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومعتمدة على الوقت.
تحديد أولويات المهام الخاصة بك
إن تحديد الأولويات مهارة صعبة، ولكنها تصبح أسهل مع الممارسة. يمكنك التدرب على تحديد الأولويات من خلال إعداد قائمة المهام. إن تدوين كل ما تحتاج إلى إنجازه يمكن أن يساعدك في تحديد الأولويات الأكثر إلحاحًا أو التي يمكن التخلص منها بسهولة.
إن فهم المواعيد النهائية، وكيف تؤثر مهمة واحدة على المهام الأخرى، وأهداف العمل يمكن أن يساعدك أيضًا في إنجاز مهام معينة قبل المهام الأخرى.
يمكن أن يساعدك تحسين مهاراتك في إدارة الوقت وتحديد الأولويات في أن تصبح موظفًا أفضل ولديك القدرة على التركيز بشكل كامل أثناء يومك. يمكنك أن تصبح مديرًا أفضل للوقت من خلال التنظيم وتحديد الأهداف وتحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك.
القدرة على تحديد وتنظيم الأولويات
على الرغم من أن تحديد أولويات المهام ومهارات إدارة الوقت أمر بسيط، إلا أن العديد من المهنيين يجدون صعوبة في وضع هذه المهارات موضع التنفيذ.
غالبًا ما يمتد في العديد من الاتجاهات (لديك حياتك المهنية والتعليم والعائلة والأصدقاء)، فإن ملاءمة كل ما تحتاج إلى القيام به في جدول زمني محدد بالمواعيد النهائية يوفر الوضوح لخطة معقدة. حياة.
يحدد الجدول المثالي بدقة الوقت الذي يقضيه الشخص ويستخدم هذا الوقت بشكل منتج. إذا كان لديك مواعيد نهائية قادمة، فاكتبها حتى تعرف ما يجب عليك فعله أولاً.
تذكر أن تخصص وقتك بشكل واقعي؛ لذلك عند ظهور مشاكل أو أحداث غير متوقعة، يجب أن تعلم أن لديك الموارد اللازمة للتعامل معها، ولا تنس التخطيط لوقتك الشخصي لأن الجميع يحتاجون إلى انقطاعات في جداولهم المزدحمة. الاسترخاء وتصفية ذهنهم وإعادة شحن طاقتهم.
تحويل التوتر إلى شيء إيجابي
عندما تتحمل المزيد من المسؤوليات، يتراكم التوتر بسرعة وتتباطأ الإنتاجية. في هذه المرحلة، إذا تعلمت كيفية إدارة التوتر وتحويله إلى مصدر للتحفيز، فسوف يساعد ذلك في تقليل التوتر وتحقيق المزيد.
أيضًا، هناك طريقة رائعة لتقليل التوتر وهي تحديد ما يمكنك التحكم فيه والحد مما لا يمكنك التحكم فيه. إذا وجدت نفسك متخلفًا عن الركب، حاول التخلص من الأفكار التي تزعجك بدلًا من القلق بشأن الأشياء التي لم تكملها. انظر إلى الأمس والغد وانظر كيف يمكنك اللحاق بالركب. الحفاظ على هدوئك يبقيك نشيطًا وحيويًا.
هناك طريقة أخرى لمكافحة التوتر وهي أخذ فترات راحة. يمكن أن يجعلك هذا تشعر بالانتعاش والاستعداد للقيام بالمهمة مرة أخرى.
توقف عن تعدد المهام
تعدد المهام هو عكس أولويات إدارة الوقت وهناك اعتقاد خاطئ شائع بأنها طريقة ذكية لإنجاز المهام المختلفة، ولكن الحقيقة هي أن تعدد المهام يقلل التركيز.
يؤدي تعدد المهام إلى تقليل الإنتاجية بمقدار النصف تقريبًا. عندما تنتقل من مهمة إلى أخرى، يستغرق عقلك وقتًا للحاق من قطار فكري إلى آخر؛ يعتبر هذا مضيعة كبيرة للوقت، على عكس متابعة المهمة حتى تنتهي. ، يمكنك بعد ذلك تحويل تركيزك إلى المهمة التالية.
يجب أن تعرف متى تتوقف
من الشائع أن تتأخر عن العمل لإنهاء بعض الأعمال. ومع ذلك، يمكن أن يسبب هذا التعب، خاصة عند القيام به بشكل متكرر.
يجب أن تفهم أن وقت التوقف عن العمل مهم للإنتاجية، وإذا اتبعت هذه الخطوة، ستجد أنك تنجز المزيد من العمل في الوقت المحدد. هناك أشياء يمكنك البدء في القيام بها اليوم لتحسين إدارة وقتك، وكل شيء يبدأ بهذا. تحديد الأولويات.
يعد تنظيم عملك مفهومًا مهمًا لإدارة الوقت، وعلى الرغم من أن العمل لساعات طويلة أو تخطي فترات الراحة قد يؤدي في بعض الأحيان إلى زيادة الإنتاجية على المدى القصير، إلا أن الإرهاق لاحقًا سيؤدي في الواقع إلى انخفاض إنتاجيتك الإجمالية.
باستثناء حالات الطوارئ النادرة، يجب عليك مقاومة إغراء العمل الزائد ودمج فترات الراحة الضرورية وأوقات المغادرة المعقولة في جدولك الزمني.
يمكنك أيضاً قراءة: أهمية الوقت في الحياة الفردية والاجتماعية
افهم الفرق بين العاجل والمهم
تعتبر من أهم مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات حيث أن الأمور العاجلة تتطلب اهتمامك الفوري، ولكن مجرد كون الشيء عاجلاً لا يعني أنه مهم ومن المهم جدًا القيام بالأشياء التي تبدو عاجلة ولكنها ليست مهمة حقًا . إنه يضيع علينا جميعا الكثير من الوقت.
يجب عليك دائمًا التركيز على ما هو مهم، أي البدء بالأمور العاجلة والانتقال إلى الأمور الأقل إلحاحًا. بالنسبة للمهام العاجلة ولكن غير المهمة، حاول تفويض شخص ما إذا كان يمكنه القيام بها نيابةً عنك، وإلا فإنه سيبتعد. في وقت لاحق إذا لزم الأمر.
أما الأشياء غير العاجلة أو المهمة، فتجاهلها أو احتفظ بها للأخير إذا كانت ممتعة، مثل ممارسة ألعاب الفيديو أو مشاهدة برنامج تلفزيوني شاهدته من قبل.
التزم بالجدول الزمني ولا تفوت المواعيد النهائية
سيساعدك إنشاء جدول زمني لأسبوعك بأكمله على توفير الوقت عند تحديد المهمة التي يجب معالجتها بعد ذلك.
من الأفضل استخدام قائمة المهام لتخطيط كل ما سنفعله كل أسبوع وكل يوم في تقويمنا، ثم ندع هذا التقويم يرشدنا.
قد يكون التقويم نفسه أداة الإنتاجية الأكثر أهمية لديك. لتحقيق أقصى استفادة من ساعات عملك، يمكنك استخدامه لقياس قيمة وقت عملك.
التخطيط مهم لأن بعض المهام يجب القيام بها في أوقات محددة ويؤثر التخطيط على يومك وأسبوعك وشهرك، ويمكن أن تكون الجداول الزمنية أيضًا وسيلة جيدة لمنع المماطلة.
أدوات تحديد الأولويات
يقوم معظم الأشخاص بتحديد أولويات ما يتعين عليهم القيام به بناءً على مدى إلحاح وأهمية كل مهمة، والتركيز على المهام الأكثر إلحاحًا وأهمية، والقيام بمهام أخرى بمجرد الانتهاء من تلك الأولويات.
إن معرفة كيفية تحديد أولويات مهامك هي مهارة مهمة، لأن لدينا جميعًا متطلبات على وقتنا واهتمامنا، والفشل في إدارة هذه المطالب يعني أنك من المحتمل أن تقضي أيامك في محاولة بذل جهد كبير، وتشعر وكأنك في حلقة مفرغة. لكن لم أحقق الكثير، أتركك… أشعر بخيبة الأمل.
على الرغم من أن هذه بداية جيدة لتعلم المهارة، إلا أن الحقيقة هي أنه في بعض الأحيان تكون هناك عوامل أخرى يجب أخذها في الاعتبار، لذلك قد يكون من المنطقي استخدام أدوات تحديد الأولويات. ولعل السبب في استخدامها هو منع الفرد من الانحياز إلى إحدى رغباته. الأولوية بالنسبة له لا تعتبر عادلة بشكل موضوعي في هذه الحالة.
مصفوفة أولوية العمل
إحدى هذه الأدوات هي مصفوفة أولوية الوظيفة. يتيح لك هذا مقارنة قيمة المهمة بالجهد المطلوب لإكمالها ويساعدك على تحديد ما إذا كانت الوظائف هي مكاسب سريعة أو مشاريع كبيرة أو مهام وضيعة.
حتى تتمكن من معرفة أي جزء من العمل سوف يمنحك أفضل عائد لجهودك؟ يمكنك أن تقرر أي منها تريد تمريره أو حفظه ليوم واحد عندما يكون لديك المزيد من الوقت.
تحليل باريتو
أداة أخرى مفيدة لتحديد الأولويات هي تحليل باريتو. يعتمد مبدأ باريتو، المعروف أيضًا بقاعدة 80/20، على فكرة أن 20% من مجهودك يؤدي إلى 80% من النتائج. يمكنك استخدام هذا لتحديد أعلى قيمة. المشاكل التي سيكون لها الأثر الأكبر إذا قمت بحلها.
الكتابة والتدوين
قد يكون تحديد الأولويات صعبًا أيضًا عند العمل ضمن مجموعة لأن كل عضو في الفريق يريد أن يكون له رأي في الأمور الأكثر أهمية.
في هذه الحالة، يمكنك استخدام طريقة الكتابة النقطية، والتي تطلب من الجميع كتابة الأولويات التي يعتقدون أنها الأكثر أهمية على أوراق منفصلة. وبعد ذلك، يمكن تجميع الاقتراحات معًا لتحديد الاقتراحات الأكثر شيوعًا. هذه الأداة مفيدة لأنها لا تساعد المجموعة على التوصل إلى إجماع. وهذا لا يضمن الإجماع فحسب، بل إنه عادل أيضًا بحيث يشعر الجميع بأن لديهم وجهات نظر راسخة.
مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات في المجال المهني
إذا كان لديك وظيفة بالفعل، فمن المحتمل أن يكون لديك مجموعة متنوعة من المسؤوليات التي ستساعد الشركة على تحقيق أهداف معينة؛ لذلك، يعد الحفاظ على التقويم والاجتماعات والمهام أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح في دورك.
إدارة وقتك بشكل جيد تتيح لك أيضًا أن تكون مبدعًا في تحقيق أهدافك. عندما تخصص قدرًا محددًا من الوقت لإنجاز مهامك، سيكون لديك أيضًا الوقت للتفكير في الصورة الكبيرة لنفسك ولشركتك.
مهارات إدارة الوقت، مثل غيرها من المهارات الشخصية أو التنظيمية، هي في ارتفاع الطلب. سيقوم أصحاب العمل بتقييم قدرتك على إدارة وقتك وفعاليتك في تحقيق الأهداف المرجوة.
يبحث أصحاب العمل في كل صناعة عن موظفين يمكنهم الاستفادة القصوى من الوقت المتاح لهم في العمل. توفير الوقت يوفر أيضًا أموال المنظمة ويزيد من إيراداتها.
تتطلب الإدارة الفعالة للوقت من الموظفين تحليل عبء العمل وتحديد الأولويات والحفاظ على التركيز على الجهود الإنتاجية.
الموظفون الذين يتمتعون بإدارة وقت ممتازة قادرون على التخلص من عوامل التشتيت والحصول على الدعم من زملاء العمل لمساعدتهم على تحقيق أهدافهم.
المهارات المطلوبة في مكان العمل
من المهم جدًا أن تفهم أن التكتيكات تهدف إلى تحسين مهاراتك الأساسية، الأمر الذي سيؤدي في النهاية إلى تحسين إدارة وقتك، حيث إن مجرد تطبيق هذه التكتيكات ليس هو الهدف النهائي.
كجزء من حديثنا حول مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات، نقدم لك مجموعة من المهارات ذات الصلة التي يجب أن يتمتع بها أي موظف أو صاحب عمل:
- القدرة على التكيف.
- تحمل الضغط العالي.
- المنطق الاستنتاجي.
- الاستدلال الاستقرائي.
- التفكير النقدي.
- تكييف الخطط مع الظروف المتغيرة.
- خصص وقتًا لمهام محددة.
- تحليل العمليات واختيار أبسط طريقة لإنجاز المهمة.
- اطلب المساعدة عندما تغمرك الطلبات.
- الإصرار على قول لا للطلبات غير المناسبة التي تصرف الانتباه عن المهام المركزية.
- قم بمهام أكثر تعقيدًا عندما تتمتع بأعلى مستويات الطاقة والتركيز الشديد.
- تجنب الحديث القصير المفرط مع زملاء العمل.
- قم بتقسيم الأهداف الأكبر إلى أجزاء أصغر والتركيز على خطوة واحدة في كل مرة.
- تقسيم المشاريع إلى أجزاء يمكن التحكم فيها.
- قم بتعيين المزيد من المهام الروتينية للموظفين ذوي المستوى الأدنى.
- الانفتاح على طرق أكثر فعالية للقيام بالأشياء.
- تنظيم الملفات الرقمية لسهولة الوصول إليها.
- حدد أولويات قائمة مشاريعك وركز على المهام ذات القيمة الأعلى مع المواعيد النهائية الضيقة.
- – الالتزام بالمواعيد.
- ما لم يكن ذلك ضروريًا للعمل، ضع الهواتف المحمولة جانبًا للتخلص من الرسائل الشخصية التي تشتت انتباهك.
- ضع معايير واقعية للجودة وتجنب السعي إلى الكمال.
- تحديد أوقات محددة للرد على البريد الإلكتروني.
يمكنك أيضًا قراءة: كيف أقضي وقت فراغي وأهمية استغلال هذا الوقت
مهارات التعلم ليست صعبة. يمكنك اكتساب مهارات جديدة من خلال الخبرة الحياتية أو حتى التعليم. تعد مهارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات من بين أكثر خمس مهارات مطلوبة في سوق العمل، لذلك أدرجناها لك مع أمثلة لأهمها. كيفية الاستفادة من هذه المهارات والعمل على تطويرها.
